Non sono stata sempre così: in passato la mia casella di posta elettronica era sempre piena di email. Stavano lì, qualche volta non ancora lette, altre in attesa di essere archiviate o cestinate, semplicemente perchè procrastinavo. Ma ora le cose sono cambiate e questi sono i miei semplici step per avere un Email Zen:
1) Non controllare la posta elettronica come primo gesto al mattino e non averla sempre aperta.
Questo è un consiglio che viene dato da molti blog sul web, quindi niente di nuovo. Controllare la posta elettronica come prima azione mattutina rischierebbe di tenerti incollato ad essa per un bel pò. Invece, fai le cose più importanti del giorno o le cose su cui stai procrastinando da molto tempo. Poi controlla la posta elettronica. Infatti, se controlli costantemente le email che ti arrivano durante il giorno o ricevi la notifica ogni volta che ti arriva un'e.mail, rischi di essere continuamente distratto e incapace quindi di focalizzarti sul tuo lavoro. Io controllo la posta elettronica ogni ora, a seconda del bisogno.
2) Quando controlli le tue email decidi al momento cosa farne:
- Email spazzatura? Cestinala immediatamente.
- E' un'email lunga di cui hai bisogno per conservare delle informazioni? Archiviala nella cartella "Da Leggere" o stampala per poterla leggere in qualsiasi momento. ( quando sei in coda alle Poste, per esempio. )
- Se un'email richiede un'azione, prendi nota dell'azione da effettuare in seguito. Quindi archivia l'email.
- Se puoi rispondere ad un email in pochi minuti, fallo subito. Non rimandare. Ti ritroveresti con un mucchio di email a cui rispondere. Personalmente rispondo in fretta con email di breve lunghezza.
- Se stai aspettando la risposta ad un' email, inseriscila nella cartella "In attesa".
Email Zen è davvero semplice: controlla la posta elettronica a intervalli regolari, decidi al momento cosa fare di ogni email e archivia!
Ahhh, casella di posta vuota! :)
